История развития секретарской должности. Секретарь

1. Этапы развития секретарской службы при Петре 1. Многовековой опыт российской государственности сформировал аппарат гражданских чиновников, в котором секретарям отводилась далеко не последнее место. Понять особенности работы сегодняшнего секретаря невозможно без рассмотрения ее истоков, которые связаны с развитием системы государственных учреждений. Начинается служба в приказах 16-17 вв. Документирование управленческих функций всегда сопровождалось множеством действий, которые с современных позиций можно отнести к чисто секретарским. Глубокие преобразования государственного аппарата проводил Петр 1. Административная реформа началась с создания Ближней канцелярии, предшественницы правительству-ющего Сената - высшего правительственного учреждения с судебными, административными и законодательными функциями. Вокруг царя сформировалась сплоченная группа сподвижников (П. Гордон, Ф. Лефорт, Я. Брюс, А. М. Головин, А. Д. Меньшиков, братья Апраксины), рядом с ними вырастала молодая поросль служилого чиновничества, где секретари играли одну из главных ролей. Канцелярию сената возглавлял обер- секретарь. Рядовые секретари «тянули воз» ежедневной скучной работы с текущими делами. Кабинет-секретарь докладывал царю важнейшие документы государственной политики и приватные письма, адресованные государю. Основным законодательным актом, принятом в 1720 году, был «Генеральный регламент», установивший очередность рассмотрения дел, функции чиновников в том числе секретарей. Секретарь коллегии докладывал дела к слушанию, вел учет «вершинных» и «невершинных» дел, хранил печать коллегии (канцелярии). Глава 29 «Генерального регламента» называлась «О секретарском управлении». Впервые записывалось требование об учтивости секретаря. Сохранность документов - также «попечение» секретаря. Секретарь приходил на работу раньше других членов коллегии, «леность и недосмотр» наказывались штрафами, более серьезные проступки наказывались еще строже, вплоть до «лишения живота и пожитков». При Петре 1 был составлен моральный кодекс «Юности честное зеркало» - требования к секретарю: приветливость, смирение и учтивость. В 1722 году был принят «Табель о рангах», закон, по которому служба была разделена на гражданскую и военную. «Табель» состоял из 14 классов или рангов чиновников. Служащий, получивший чин до восьмого класса, становится потомственным дворянином, с девятого до четырнадцатого класса давало только личное дворянство. Секретари относились по должности к четвертому классу, и, следовательно, занимали высокое место в служилой бюрократии. Гражданский коллежский секретарь соответствовал военной должности командира полка. С 1704 года важнейшие государственные функции выполняет кабинет и личная канцелярия царя. В царствование Петра 1 кабинет-секретарь Макаров, по мнению историка С. М. Соловьева, был «человек без мнения, без голоса, но могущественный по своему приближению к государю, все вельможи обращаются к нему с почтением, рассчитывая на благосклонность государя, когда ему будет докладывать Макаров». Функции его не очень ясны. В кабинет поступали рапорты от дипломатических представителей. Особую группу дел кабинета представляли челобитные. После смерти Петра 1 кабинет был упразднен. Некоторые функции кабинет-секретаря выполняли разные лица, при последователях Петра 1. С 1763 года происходит возрождение кабинета его императорского величества. 2. Этапы развития секретарской службы при Екатерине 2. У императрицы Екатерины 2 было много доверенных лиц в качестве кабинет- секретарей: Безбородко, Елагин, Теплов. Все эти были люди одаренные: кроме чиновников среди них были писатели, поэты, внесшие «легкий слог в канцелярские дела» (Р. Г. Державин) С 1763 года была введена должность статс-секретарей, основная обязанность которых заключалась в «приеме прошений на высочайшее имя». На эту должность назначались на основе рекомендательных писем и высокого покровительства. По «Табелю о рангах» они относились к четвертому разряду с обращением «Ваше превосходительство», имели высокое жалование, единовременные выплаты, именные пенсии, награждались орденами, медалями, знаками. Кабинет имел большие финансовые средства, на которые строились поместья, дворцы, гражданские сооружения, тюрьмы и так далее на имя государыни. Выписки хранились у статс-секретаря, а копии выдавались просителю. Работа с прошениями регламентировалась инструкциями, где был определен четкий порядок обращения с прошениями. Они подавались лично в кабинет, чаще по почте. Иногда отважных сановников (« под кувертом») - с подписью («в собственные руки»), часто вместе с рекомендательными письмами. Большую часть прошений передавались статс-секретарю в Сенат, «для разрешения по законам». Многие вопросы, изложенные в прошениях на высочайшее имя решались вне очереди в зависимости от покровительства знатных лиц. Скорость рассмотрения вопроса нередко зависела от личности подателя. Есть резолюция Екатерины 2 на просьбы шведского посла: «Не мешкать по нашему российскому обыкновению, как в старину, чужие дабы не ведали». Канцелярия статс-секретарей была хорошей школой чиновничьей службы, через нее пошли видные государственные деятели. Впоследствии многие становились сенаторами. Канцелярия каждого статс-секретаря была автономна. В штате было еще два-три секретаря. Это были образованные люди, знали языки, были умны и умели схватывать суть вопроса. Были также молодые люди из знатных фамилий для «курьерских посылок в чужие края». В России их функции заключались в проверке фактов, изложенных в прошениях. Сословный состав подателей прошений - дворянство, иностранные послы, торговые люди. Крестьяне за жалобы на своих помещиков ссылались в Сибирь. Два раза в неделю в восемь утра у Екатерины 2 была аудиенция со статс- секретарями. Частная переписка Екатерины 2 также проходила через их руки. Статс-секретари являлись членами многочисленных комиссий об иностранных поселениях, о беспорядках в Малой России, в готовли проект закона «Об учреждении губернии». Архивы статс-секретарей - ценный исторический источник по изучению политики абсолютизма в России. В местных органах управления секретарям принадлежала главная роль в присутствии, секретари по каждому поступившему делу составляли докладные записки, по которым принимались решения. В конце 18 века существовали пособия по составлению документов, которыми пользовались секретари. («Кабинетный или купеческий секретарь» И. Сокольского). Наряду с уставными правилами они включали элементы правоотношений служащего и государства, деловой и «паркетный» этикет. Реорганизация центрального аппарата и создание министерств отвечало интересам Российской монархии 19 столетия. Иерархический принцип все больше пронизывал систему органов управления. Это проявляется и в организации государственной службы на основе петровской «Табели о рангах» и на основе «Положения о Министерствах». «Учреждение министерств» 1811 года строго установило структуру министерств и «образ производства дел». Министерства были представлены департаментами, советом министра, общими присутствиями департаментов, канцеляриями. 3. Значение секретаря в начале 19 века. Значение секретаря в начале 19 века несколько изменяется. Строгая регламентация порядка прохождения документов по инстанциям требовала строгого распределения обязанностей между чиновниками всех уровней управления. Каждое дело рассматривалось с точки зрения важности совершающихся в них вопросов, наличия резолюций высших чиновников, спешных и секретных. Каждому вопросу соответствовал чиновник, занимающий определенную ступень в системе органов управления. В соответствии с «Общим учреждением министерств» многие функции секретаря выполнялись соответственно товарищами министра, директорами департаментов. Достаточно отчетливо функции секретарей видны в отделениях департаментов губернских присутствиях. Причем в канцеляриях имелись три уровня секретарской службы: обер-секретарь, секретарь, помощник секретаря. Работа секретарей регламентировалась инструкциями, содержащими перечень обязанностей по работе с документами. Составление документов 19 века проходило этап жесткого регламентирования: состав информации, последовательность изложения вопросов, резюме, что облегчало работу секретарей. Кроме того, «ревизия дел» возложила на секретарей дополнительные обязанность по контролю за исполнением документов. 19 век по части продвижения секретарей на высокое служебное место мало отличался от 18. Блестящую карьеру сделал блестящий русский реформатор М. М. Сперанский, пройдя за четыре года путь от домашнего секретаря знатного вельможи до видного сановника Российской империи. Рядовые секретари канцелярии несли всю тяжесть огромного делопроизводства, они обслуживали табельное чиновничество за маленькую зарплату. Во второй половине 19 века новые структуры управления (банки, тресты, синдикаты, специальные органы надзора, комитеты, комиссии, советы) потребовали привлечение на государственную службу большого числа чиновников, в том числе секретарей. В 1868 году в Харькове были созданы специальные курсы подготовки секретарей. Появляется техника, упрощающая работу: множительные аппараты, пишущие машинки, стенография. Выходили специальные журналы 1884 год - «Вестник контор и канцелярий», «Бюллетень конторщика» и другие. Большое место в организации секретарской службы на протяжении многих лет занимали вопросы служебного этикета, взаимоотношения с начальником, искусство овладения хорошими манерами. Наука изучать характеры и приспосабливаться к ним давалась не каждому. Тональность отношений, стиль работы и стиль жизни определялся условиями, создаваемыми в каждом конкретном учреждении, размерами жалованья и самим духом времени. Обычно секретари носили форму, соответствующую званию, подавая в отставку, увольнялись с мундиром и пенсионом. Впервые служебный этикет форменной одежды нарушил М. М. Сперанский, явившись на прием к генерал- прокурору во французском кафтане и завитках. 4. Октябрьский переворот 1917 года. Октябрьский переворот 1917 года сопровождался изданием многочисленных декретов, обращений, предписаний о необходимости «выявить лиц, желающих работать в качестве бухгалтеров, писцов, секретарей-машинисток, посыльных служащих в революционных организациях». Специальным декретом были отменены сословия гражданские чины, так называемые «бывшие» стали обращаться друг к другу - не «господин» или «Ваше благородие», а скромно по-советски «товарищ». В советских учреждениях складывается система требований к исполнителям и секретарям. Секретарями В. И. Ленина были образованные дамы из «высших»: Е. В. Стасова, Л. А. Фотиева, выпускницы Санкт-Петербургских высших женских курсов. Рабочий день секретарей руководителей государства, наркомов, председателя и заместителей Высшего центрального исполнительного комитета был чрезвычайно загружен. Поручения следовали одно за другим. Не успевали выполняться одни, как надвигалась новая волна. Революционный порядок сформировал секретарский характер: сдержанность, аскетизм, безупречная преданность идее и ее воплощение в лице непосредственного начальника. Движение за научную организацию труда в 20-30-е годы сделало немало для облегчения секретарского труда. Разрабатывались правила работы с документами, за границей закупалось конторское оборудование. В 1932 году секретари были поделены на две неравноценные по престижу и окладам группы. Одни назывались референтами и помощниками, а другие - секретари-машинистки. Значительно изменилось отношение к секретарскому делу в 60-е годы на гребне новой волны НОТовского движения, повышенного внимания власти к управлению и работе с документами. В 60-е годы создается нормативно-методическая база канцелярского труда. Меняется престиж и повышается авторитет одной из самых распространенных профессий с координацией подготовки секретарей в России и Международной ассоциации профессиональных секретарей. 5. Статусы секретарей. Говоря о статусе статс-секретарей, нельзя не вспомнить о статс- секретарях, обер-секретарях и государственных секретарях. Конечно же, это был высший уровень общественной и сословной иерархии. С образованием государственного совета в 1810 году, в Государственной Канцелярии работают Государственный секретарь и статс-секретарь. Государственный секретарь и статс-секретари, ведавшие делами каждого из четырех департаментов Совета готовили дела к докладу в департаменте и общем собрании. На Государственного секретаря возлагалась ответственность за точность сведений, предлагавшихся Советам, ясность их изложения, составления всех документов. От него также зависели очередность рассмотрения документов, подготовка журналов, составление отчетов-меморий, доклад царю. О влиянии и даже некоторой власти Государственного секретаря свидетельствует высказывание министра внутренних дел П. А. Валуева, который писал: «Члены государственного совета - ничто, председатель - кое-что, государственный секретарь - все». Во второй половине 19 века государственный секретарь продолжает руководить канцелярией, а в штат государственной канцелярии по-прежнему входят статс-секретари, заведующие канцелярией одного из департаментов Государственного Совета. Что же касается статс-секретарей и, прежде всего, исторического проявления этой должности, то здесь можно сказать лишь то, что она берет свое начало из второй половине 19 века, когда статс-секретари - особо доверенные лица Екатерины 2 выполняли ее личные поручения секретарского характера, а также работали с прошениями. Важной привилегией статс- секретаря было право личного доклада царю и объявление словесных повелений императора. Рассказывая далее о статусах секретарей высокого уровня, нельзя не упомянуть об обер-секретарях в штате канцелярии департаментов Правительствующего Сената. Должность обер-секретаря Сената благополучно сохранилась, не изменив при этом как своего статуса, так и своих должностных обязанностей: старший секретарь, исполняющий контрольные функции. 6. Письмовники - сборники образцов документов. Подводя итог, стоит отметить, что должность секретаря в царской России на всех уровнях классной и должностной иерархии ценилась достаточно высоко и была довольно распространена (так же, как и сейчас). Используя опыт, накопленный ранее, современным секретарям стоит задуматься о том, какое важное значение имеет их работа в общей системе управления фирмой, предприятием, компанией. Возвращаясь к исходной теме наших рассуждений, а именно письмовникам, издаваемым в конце 18 - начале 19 века следует отметить, что делопроизводство всегда имело свои источники «в законе и обычае»: лучшее из того, что было выработано обычаем, становилось законом, а закон, в свою очередь, оказывал влияние на обычай. Мощный пласт делопроизводственной литературы, представляющий собой разного рода сборники образцов документов, непосредственно направленной на регламентацию состава документов, их формы и содержания и в целом - процессов документирования практически не изучен. Как же обозначались сборники образцов документов, издаваемые в конце 18 - начале 20 века? Употреблялись разные термины: «письмовник», «всеобщий письмовник», «письмоводитель», «секретарь-письмоводитель», «всеобщий секретарь», «кабинетный секретарь» и другие. Наиболее широкое распространение получил термин «письмовник», который обозначал сборник образцов писем разного содержания в том числе и деловых. Письмовники включали образцы документов с кратким или подробным руководством, как сочинять и писать разного рода письма, в котором давалось определение разновидностям писем, излагались требования к слову писем, их форме и структуре текста. Как правило, эти сборники содержали образцы личных писем неофициального характера. Образцы коммерческих писем, в том числе векселей, и разного рода документов, предназначенных для подачи в присутственные места: контрактов, паспортов, «верющих писем». Выделяют важные аспекты, существенные при написании «бумаг». Прежде всего, это тон. Тон бывает почтительный к старшим и влиятельным, шуточный - к равным себе и любезный - к низшим. Шаловливая игривость допускается только в переписке дружеской. В деловых же бумагах не может быть вопроса о тоне. Об руку с тоном, - отмечают авторы письмовников, - идет приличие, или крайняя степень благоразумия не выходить из границ вежливости и не вдаваться в дикую сальность и двусмысленность, присущие натурам испорченным привратным воспитанием и дурными манерами. Требования к почерку были достаточно высоки: он должен был быть четким, чистым и красивым. Цвет бумаги, которая могла быть синей, оранжевой, палевой и прочей, авторы письмовника советовали выбирать осторожно, чтобы не подвергнуться упреку в недостатке вкуса. Самым подходящим они считали так называемый «молочный», так как в нем им виделась «вся чистота белого цвета, смягченного нежным оттенком и потому легкого для глаз». Для актов, сделок и прошений обычно использовали гербовую бумагу с искусственными клеймами и с изображением государственного герба. Некоторые документы разрешалось писать на простой бумаге обыкновенного формата. Письма отправляли в конвертах, а конверты запечатывали облатками или сургучом: первым запечатывали только записки и редко письма, все остальное сургучом. Облатки были разноцветные, тогда как сургуч большей частью красный. Находящийся в трауре, запечатывал письмо только черным сургучом. Заключение Подводя итог, можно сказать, что государственные секретари в дореволюционной России были образованными и компетентными людьми с развитым чувством долга и ответственности. Зная законы, будучи инициативными и заинтересованными, они, ко всему прочему, были также гибкими и дипломатичными, стараясь использовать любую возможность с тем, чтобы употребить накопленные знания и опыт на благо государства. Современный секретарь может сделать вывод о том, что ему, как и дореволюционным секретарям также необходимо стремление к совершенствованию своих профессиональных знаний, постоянное самообразование, навыки делового администрирования, собранность, а также вневременные качества, как порядочность, честность и ответственность за выполняемую работу. Список использованной литературы: 1. Журнал «Секретарское дело» №1, М., 1997 г. 2. Журнал «Секретарское дело» №2, М., 1997 г. 3. Журнал «Секретарское дело» №3, М., 1997 г. 4. Журнал «Секретарское дело» №4, М., 1997 г. 5. Половцов А. А. «Дневник государственного секретаря А. А. Половцова в 2-х томах, М., 1996

23 апреля - Международный день секретаря. Его начали отмечать с 1952 года в США. Сегодня этот праздник отмечают не только секретари, но и все те, от кого зависит работа офиса— это помощники директора, офис-менеджеры, ассистенты, референты, стенографисты. Секретарь - это главный и незаменимый помощник любого руководителя.

Основные задачи секретаря:

составление и оформление документов, приказов, договоров и других деловых бумаг,
решение организационных вопросов.

Секретарь компании сегодня - это лицо компании, которое должно быть привлекательным и вызывающим симпатию, хотя раньше требования к секретарю были совсем другими.

АиФ.ru собрал несколько интересных фактов об этой профессии.

Доверенное лицо

В Древнем Риме секретарями назывались доверенные лица. Изначально эта профессия была сугубо мужской. Слово «секретарь» происходит от французского средневекового слова «secretaire» и первоначально означало доверенное лицо (по французски secret - тайна).

Первая российская канцелярия

В России должность секретаря появилась в XVIII веке, сначала именно как должность личного секретаря императора. 27 февраля 1720 года Петр I издал «Генеральный регламент государственных коллегий», согласно которому была создана канцелярия и утверждена должность секретаря. К секретарям предъявлялись строжайшие требования:

он должен был происходить из знатных дворян,
быть обязательно мужчиной,
образованным человеком,
давать своему господину ценные советы во всех областях жизни.

Екатерина Великая еще более усовершенствовала закон о секретарях. В ее понимании таких секретарей должно быть несколько, и они обязаны были отличаться от своих коллег-чиновников, были обязаны хорошо знать законы, быть образованными, уметь разбираться в различных ситуациях.

Писари и летописцы

Хотя нововведение принадлежало Петру I, у российских секретарей все таки были предшественники. В конце XV века появились первые приказы, приказное делопроизводство, а также приказные избы. В работе этих органов и зародилась работа с документами. Писари и летописцы, так называли сегодняшних секретарей в то время, писали под диктовку царские указы и распоряжения, ввели повествования разных мирских дел.

Курсы секретарей

Первые секретарские курсы, где готовили профессиональных секретарей, были открыты в Харькове в 1868 году. Подобные учебные курсы появились в США в 1879, а в Англии и Франции в 1900-1907 годах.

Четыре страницы за 60 минут

Начиная с 1880-х (с изобретением печатной машинки) секретарем преимущественно работали женщины. К концу Первой мировой войны практически не осталось мужчин секретарей-референтов. Постепенно от секретарей начали требовать:

печатать со скоростью четыре страницы за 60 минут,
стенографировать со скоростью 40-60 слов в минуту,
хорошо знать хотя бы один иностранный язык,
работать с разнообразной корреспонденцией на русском и иностранных языках,
владеть приемами общения с посетителями.

Умели секретари и активно защищать свои права - при их участии в Петербурге был создан профсоюз лиц, занимающихся конторским трудом на торгово-промышленных предприятиях города.

Секретарь в госаппарате

В начале 20-х годов ХХ века в состав советского государственного аппарата вошла должность «секретарь»:

они готовили материалы к совещаниям,
напоминали о сроках исполнения решений,
секретари руководящих работников часто выполняли творческие функции,
были консультантами директоров,
следили за качеством подготовки служебных документов,
помогали руководителям в приеме посетителей.

Оператор, референт, ассистент

Сегодня в разных компаниях много разновидностей секретарской профессии:

оператор на телефоне, который принимает все телефонные звонки и соединяет с нужными абонентами.
секретарь на телефоне, который принимает телефонные заказы и сообщения, дает по телефону необходимые справки
технический секретарь, который работает с оргтехникой
секретарь приемной, который принимает письма, факсы, сообщения по электронной почте, отвечает на телефонные звонки
секретарь офиса, который принимает корреспонденцию, готовит проекты документов, организует работу с документами, выполняет поручения руководителя и его заместителей
офис-менеджер, который является главным администратором и выполняет различные административные и хозяйственные функции
ассистент руководителя, который это помощник, который организует деятельность первого руководителя, составляет для него документы, организует совещания, переговоры.
референт, который выполняет функции по документационному обеспечению, организацией документооборота, хранением и использованием документов

Длинноногая красотка

Сегодня при приёме на работу одним из непременных качеств секретаря считается «приятная внешность». Секретаря многие воспринимают как лицо, представляющее фирму. Кроме красивой внешности, секретарь должен обязательно обладать чувством стиля, наличием хорошо вкуса. Умение красиво одеваться, грамотно говорить, вести себя в обществе - все это формирует первое впечатление у клиентов о компании. Общаясь вначале с секретарем, некоторые решают, иметь дело с фирмой или нет. Поэтому принимая на работу сотрудника, директор компании, который заинтересованный в престиже своей компании, никогда не посадит в приемную красивую, но некомпетентную секретаршу.

Зарплата секретаря

На сегодняшний день заработная плата секретаря может быть разной - от 15 до 45 тысяч рублей. Доход зависит от круга обязанностей сотрудника и региона, в котором он работает. Средняя зарплата секретаря-референта составляет 30 тысяч рублей. В США и странах Западной Европы работа дипломированного секретаря высоко оплачивается. Обучение секретарей производится в специализированных учебных заведениях с высоким уровнем преподавания. Во многих странах введен специальный экзамен на звание профессионального секретаря, без сдачи которого невозможно рассчитывать на высокую секретарскую должность.

Секретарь - инициативный работник офиса, на которого возложен широкий круг обязанностей: это и ответы на телефонные звонки, и регистрация корреспонденции, и организация встреч, и ведение делопроизводства, а также выполнение всех поручений руководителя и принятие самостоятельных решений в пределах своей компетенции.

Цель труда секретаря – обеспечить эффективную управленческую и административную деятельность предприятия.

Под понятием «секретарь» скрываются люди различных профессий:

Секретарь на ресепшн – принимает и распределяет телефонные звонки, встречает посетителей и выполняет мелкие поручения руководителя. Должность не требует специального образования. Иногда такому сотруднику вменяют приобретение воды или канцтоваров. По престижу данное место находится на самой низкой ступени карьерной лестницы.
Секретарь-референт – это довольно ответственная должность и во многом схожа с работой офис-менеджера. Требуется готовить проектные решения, редактировать документы, составлять тексты для выступления начальника на всевозможные мероприятия. Контроль над работой других сотрудников также лежит на секретаре-референте. Профессию можно получить после обучения в специализированной школе, учебном центре или после окончания среднего специального учебного заведения.
Помощник руководителя – занимать место ассистента считается почетным. Делопроизводитель должен не только установить доверительные отношения с руководителем, но и обладать стрессоустойчивостью и уверенностью в себе. Специалисту такого уровня необходимо решать организационные и административные проблемы, организовать работу персонала.

Кроме основных вышеперечисленных направлений трудовой деятельности секретаря, различают дополнительные наименования данной профессии, которые имеют некоторые особенности.

Так, техническому секретарю нужно уметь печатать 145 символов в минуту не глядя на клавиатуру, задействовав все десять пальцев сразу. Такой человек должен довести до автоматизма свою работу с офисной оргтехникой и заниматься телефонным обслуживанием.
Для секретаря-переводчика кроме основных функций, важно профессионально владеть иностранным языком для участия в переговорах с иностранными деловыми партнерами.
В обязанности делопроизводителя входит систематизирование документации учреждения, а также работа с архивом, регистрация корреспонденции, оформление счетов.
Административно –хозяйственные вопросы ложатся на плечи офис-секретаря . Кроме ведения деловой переписки, необходимо заниматься бронированием билетов и отелей, встречать гостей и партнеров, выполнять распоряжения руководителя.
Должность с немного необычной спецификой работы для данной профессии – судебный секретарь . Место работы такого специалиста – суд. Работник проверяет явку вызванных людей на судебное заседание, ведет протоколы заседания суда, печатает судебные акты, выполняет все указания судьи.

История профессии секретарь

Если приоткрыть занавес истории и отправится на поиски ответа на вопрос: откуда взяла начало профессия « секретарь», то, скорее всего, путь приведет нас к писарям и летописцам. Эти люди занимались перепиской, вели запись распоряжений и указов царя, фиксировали события в хронологическом порядке.

Государственным и политическим деятелям также трудно было обходиться без помощника. В России секретарскую должность ввел Петр I в 1720 году, предъявив к профессии высокие требования. Работу секретаря доверяли людям со знанием законов, наличием образования и владеющим всеми тонкостями профессии.

С 1840 года руководители многих предприятий стали назначать к себе в помощники личного секретаря. Однако людей без специальных навыков на эту должность не брали. Так, стали открываться секретарские курсы. Что интересно, вначале они появились в Харькове, а в США только спустя одиннадцать лет.

Научно – технический прогресс стремительно развивался: копирки и пишущие машинки остались в прошлом, наделив сегодняшнее рабочее место секретаря современными компьютерами, факсом и прочей оргтехникой.

Профессиональный праздник «секретаря» принято отмечать в последнюю среду полной недели апреля.

Плюсы и минусы

Профессия, несомненно, имеет перевес в преимуществах:

возможность в некоторых случаях совмещения учебы и работы;
отсутствие физической нагрузки;
комфортные условия работы в теплом помещении;
полезные навыки общения и приобретение выгодных связей;
всегда можно воспользоваться ксероксом в личных целях.

Недостатки:
необходимость постоянно находится на виду у начальника;
требуется каждый день выглядеть безупречно, поскольку о солидности компании зачастую судят по внешнему виду сотрудников;
однотипность и рутинность работы (в мелких учреждениях);
в некоторых компаниях трудно самореализоваться;
ненормированный график работы.

Требования к профессии секретарь

Кандидат на данную профессию, прежде всего, должен:

располагать средним или высшим образованием;
владеть персональным компьютером и уметь работать с пакетом программ Microsoft Office;
знать основы делопроизводства;
иметь базовые знания в сфере деятельности секретаря;
знать стандартные офисные процедуры;
при необходимости владеть английским языком.

Обязанности секретаря

Руководители небольших фирм хотят, чтобы секретарь:

просматривал корреспонденцию;
сортировал и регистрировал входящую и исходящую почту;
отвечал на телефонные звонки;
обеспечивал жизнедеятельность офиса (заказ воды);
общался с клиентами;
контролировал выполнение различных задач.

В более солидных компаниях круг обязанностей секретаря может быть намного шире. Делопроизводителя просят:

организовать прием или совещание;
распланировать рабочее время руководителя;
приобрести канцтовары и прочие вещи;
заказать для начальника или служащих гостиницу или авиабилеты;
вести протокол собрания;
подготавливать переговоры с бизнес – партнерами.

Секретарь обязан заниматься делопроизводством.

Ответственность секретаря

В некоторых компаниях на должности секретаря ни за что отвечать не приходится, в других он обременен материальной и дисциплинарной ответственностью, кроме загруженности своими должностными обязанностями.

В случае утери секретарём каких-либо важных документов, к административной ответственности будет привлечен не специалист, а юридическое лицо, т.е. компания.

Секретарь может являться материально-ответственным лицом и следить за наличием основных материальных ценностей, которые находятся в офисе в его подотчете: мебель, оргтехника и других.

Полномочия секретаря

Руководитель обязан предоставить всю необходимую информацию для того, чтобы секретарь мог справиться с поставленной задачей. Это касается и конфиденциальных данных.

Секретарь может обсудить с руководителем вопросы по поводу своего видения, как можно улучшить свою работу и работу организации.

Он имеет право:
запрашивать у сотрудников компании необходимую документацию для соблюдения пунктов своей должностной инструкции;
требовать от руководителя принять меры для обеспечения сохранности документации и материальных ценностей;
решать производственные вопросы в пределах своей компетенции.

Особенности профессии

Должность секретаря – привилегия женщин. Именно их руководители хотят видеть своими помощниками. Это объясняется женским умением проявить гибкость, предотвратить агрессию шефа, уловить его настрой и особенности характера. Прекрасная половина сумеет сделать комфортным деловой офис и впечатлить партнеров.

Однако, мужчина может претендовать на должность помощника руководителя, устраиваясь на работу в крупную фирму.

Профессиональные навыки и умения секретаря

Для работы секретарём важно:

быть на «ты» с персональным компьютером;
обладать культурой общения;
уметь найти подход к посетителям;
проявлять аккуратность и пунктуальность.

Некоторые компании видят на должности секретаря человека со знанием иностранных языков.

Личные качества секретаря

Если задать вопрос руководителям различных предприятий, о том какими чертами характера должен быть наделен его личный секретарь, то можно предположить, что их ответ будет однозначным:

коммуникабельностью и ответственностью,
пунктуальностью и организованностью,
терпимостью и стрессоустойчивостью.

Кроме того, отмечают презентабельную внешность, красивую речь, хорошую память.

После общения с секретарем компании в посетителе должна появиться уверенность, что здесь ему помогут разрешить его вопрос.

Карьера

Должность секретаря окутана мифами о трудностях, связанных с продвижением по карьерной лестнице. Отчасти, это так и есть. Но это лишь отчасти – все зависит от каждого человека лично.

Кто-то уже через 1-2 года проявляет себя с наилучшей стороны и уверено двигается вперед навстречу многочисленным перспективам, а кому-то и должности секретаря оказывается много.

Умные и инициативные сотрудники могут подыскать себе место посолидней внутри той же компании, став например помощником менеджера, а после менеджером или даже директором.

Где работать секретарю

В секретарях нуждаются:

различные организации и фирмы;
суды, адвокаты и нотариусы.

Секретарь необходим как в крупной компании, так и на предприятии, занимающемся малым бизнесом.

Сколько зарабатывает секретарь

Нельзя назвать какую то фиксированную сумму, если говорить о среднемесячном окладе людей, занимающих должность секретаря.

Госучреждения не балуют своих делопроизводителей высокими заработками и платят им примерно 300 долларов. Но, если пойти работать в крупную иностранную компанию, то можно повысить доход до 1000 долларов.

Образование

При приеме на вакансию помощником руководителя рассматривают людей с высшим образованием или наличием свидетельства об окончании специализированного учебного центра для секретарей. Иногда обучение можно пройти в компании, которая согласна принять Вас на работу.

Работать секретарем можно и без высшего образования, но солидные компании хотят видеть в своей команде дипломированных специалистов со знанием делопроизводства, этики делового общения, психологии, стенографии и скорочтения, умением работать в 1С и мастерски управляться с оргтехникой.

Александр Юрьевич

Директор кадрового агентства

Ольга Энговатова

Советов секретарю

Введение

Секретарь – первый, с кем встречается посетитель, приходя в фирму, учреждение, организацию, предприятие. Он как бы представляет фирму. Через него идет прием посетителей и ведутся телефонные переговоры. Именно поэтому секретарь должен очень хорошо знать свою фирму, ее историю: когда она создана, меняла ли название, чем она занимается, изменялся ли ее профиль, какова ее структура сегодня.

Кроме истории, секретарь (секретарь-референт) должен хорошо знать все направления деятельности фирмы, какие виды работ она выполняет, какие услуги предоставляет и соответственно какие структурные подразделения (работники) выполняют конкретные функции. Если вы только поступили на работу, посвятите именно этому вопросу первые дни, так как секретарь – связующее звено как между руководством и посетителями, так и между работниками фирмы. Именно секретарь должен направить посетителя в соответствующий отдел, к работнику, занимающемуся интересующими посетителя вопросами. Он же соединяет позвонившего по телефону с нужным ему работником. Наконец, разбирая полученную корреспонденцию, секретарь определяет пути ее дальнейшего движения – кому ее надо передать. Следовательно, определяя направления движения документов, посетителей, телефонных звонков, секретарь (секретарь-референт) должен безупречно знать структуру фирмы, все направления ее деятельности и распределение обязанностей между работниками, особенно руководящим составом.

Секретарь (секретарь-референт) особенно небольшой фирмы обязан знать всех должностных лиц не только по фамилии, но и по имени и отчеству.

Основным организационно-правовым документом секретаря (секретаря-референта) является должностная инструкция, на которую он опирается в своей работе. В инструкции определены место секретаря в структуре управления, его подчиненность, функции и обязанности, права, ответственность. Весь круг обязанностей, который записан в должностной инструкции, секретарь обязан выполнять полностью. Но очень часто должностных инструкций в фирме еще нет. Тогда необходимо самому тщательно разработать этот документ, помня, что именно на должностную инструкцию секретарь опирается в своих взаимоотношениях с сотрудниками. Должностная инструкция поможет вам также оградить себя от выполнения не свойственных секретарю функций.

Условно работу любого секретаря можно разделить на две части:

1) работа с документами (информационно-документационное обслуживание);

2) работа организационная (в литературе обычно называемая бездокументным обслуживанием). К этому виду деятельности обычно относят организацию совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров, командировок и т. д.

С первого дня надо стремиться любую порученную работу выполнять наилучшим образом. Для того чтобы знать, как ее выполнить и какие требования к ней предъявляются, надо иметь ГОСТы и нормативно-методические документы по делопроизводству, разработанные Федеральной архивной службой России. В них следует постоянно поглядывать, когда вы не уверены в точности ваших знаний.

Как видно из самого названия ГОСТ, в нем определен весь порядок оформления служебных документов и его требования, секретарь не только сам должен строго соблюдать, но и не допускать отправку из фирмы документов, выполненных с нарушением этого стандарта. Этот стандарт всегда должен быть у вас на виду, пока вы не выучите все требования к оформлению каждого реквизита.

Секретарь упорядочивает весь напряженный рабочий день руководителя, корректирует планы, напоминает о важных встречах, необходимых звонках, событиях, составляет график посещений, мероприятий и приема посетителей, защищает и охраняет руководителя от нежелательных, назойливых, отнимающих напрасно время посетителей, которыми могут быть не только клиенты, но и сотрудники фирмы. Очень важно самому секретарю не стать таким занудливым и надоедливым субъектом для своего шефа, не раздражать его, не отвлекать по пустякам. Поэтому психологическая совместимость начальника и секретаря – один из самых важных аспектов успешного сотрудничества.

Путь к профессионализму труден, и, для того чтобы стать профессионалом, надо постоянно учиться и работать над собой, своим имиджем. В этой книге мы постараемся рассмотреть основные направления работы такой многогранной профессии, как секретарь. Надеемся, что советы, которые вы встретите на страницах данной книги, помогут вам в работе и в общении с людьми.

Секретарское дело, краткая историческая справка

Забудем на время о Генеральном секретаре ООН, многочисленных научных секретарях высокочтимых академий, иных обитателях верхних этажей власти, именуемых секретарями. Это из другой области. Речь пойдет об учрежденном в 1720 г. Петром Первым «чине секретарском». Согласно принятому царем-реформатором Генеральному регламенту, положившему начало российскому делопроизводству, так назывался чиновник, на которого возлагался широкий круг обязанностей в сфере, если использовать современную терминологию, документационного обеспечения управления. Облеченный немалым доверием, свой долг он должен был выполнять без «проволочек и нечеткости в делах». Сегодня «секретарский чин» в нашей стране переживает второе рождение. Это продиктовано вхождением российской экономики в рыночные отношения и повсеместным использованием в бизнесе высоких технологий. Доля ответственности секретарского работника в новых условиях значительно возросла, повысилась планка его значимости в повседневной деятельности фирмы. От его профессиональной подготовки, опыта, отношения к делу во многом зависят успех компании, состояние психологического климата в коллективе. К сожалению, де-факто служебный статус секретаря во многих российских фирмах не соответствует возросшему объему выполняемой работы. Его роль, правовое и материальное положение неоправданно принижены. Сплошь и рядом наблюдается неадекватное отношение к секретарскому работнику со стороны руководителей, рассматривающих эту должность через призму устаревших стереотипов. Сказывается недооценка значимости секретаря и его места в общем производственном процессе в условиях рынка, свободной конкуренции. В отличие от развитых капиталистических стран обязанности и права секретарского работника, которого иногда именуют секретарем-референтом либо офис-менеджером, по существу по сей день четко не очерчены. Сам секретарский цех остается разрозненным. Секретари не объединены в профессиональном плане. Они не имеют общенациональных организаций, с которыми бы считались власть предержащие и работодатели и которые были бы готовы защитить их интересы, заботились об их профессиональном образовании, карьерном росте.

Американцы считают, что в основе укрепления должностного положения, его успешной работы лежит синтез двух качеств: исполнительности и инициативы. Начинается путь к достижению вершин карьерного роста и получения базового образования достойного уровня. В современный век электроники сюда в обязательном порядке входят освоение основ информационных технологий, управления и экономики, права, деловой этики, иностранных языков. Но полноценным секретарем можно стать только при условии накопления определенного опыта и стажа работы.

Что касается должности секретаря в нашей стране на современном этапе, то в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. № 37 (с дальнейшими добавлениями и изменениями), она дается с дополнениями: секретарь-стенографистка, секретарь-машинистка, секретарь незрячего специалиста, секретарь руководителя, ученый секретарь. Уже перечисление должностей секретаря, данное в Квалификационном справочнике, показывает, что понятие «секретарь» достаточно сложное, и оно действительно имеет много градаций – от ученого секретаря до секретаря-машинистки. Отсюда большое разнообразие функций, выполняемых секретарями, комплекса обязанностей и прав, различных требований к образованию, опыту работы и навыкам.

Должность секретаря руководителя требует высшего профессионального образования, а должность секретаря-машинистки – «начального профессионального образования или среднего общего образования и специальной подготовки по установленной программе».

В словарях слово «секретарь» определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством», а в словаре С. И. Ожегова – «работник, ведающий деловой перепиской, текущими делами отдельного лица или учреждения». Таким образом, в определениях подчеркивается, что секретарь может обслуживать как отдельное лицо (руководителя), так и учреждение.

В этой книге мы не ставим задачу разграничить функциональные обязанности секретарей на различных уровнях и на предприятиях разных размеров и сфер деятельности. В ней мы даем советы для секретарей, стремящихся повышать свой профессиональный уровень и быть специалистами своего дела.

Похожая информация.

Официально в нашей стране профессионального праздника секретарей не существовало. Однако в 2005 году решено было исправить эту несправедливую ситуацию. Инициаторами создания нового российского праздника выступила группа секретарей из разных городов России. К ним также присоединились и сотрудники редакции журнала «Секрет@рь.RU».

Они предложили учредить новый праздник - День секретаря. Это предложение было принято, отмечать День секретаря решено было в третью пятницу сентября. И в 2019 году праздник «День секретаря» выпадает на 20 сентября.

О празднике День секретаря

Секретари сегодня есть практически во всех организациях и даже в самых маленьких фирмах. Современные секретари – это ответственные административные работники, которые обеспечивают бесперебойное функционирование офиса. Ведь именно секретари являются помощниками руководителей, они ответственны за поиск информации, работу с документами, они также ведут телефонные переговоры, встречают посетителей, подают чаю или кофе и т.п.

Нужно отметить, что День секретаря отмечается не только в России, есть такой праздник и в других странах. Международный день секретаря появился в 1952 году в Америке. В США существует целая неделя офисного работника, которая выпадает на последнюю полную неделю апреля. А отмечается в среду на этой праздничной неделе.

Профессия секретаря

День секретаря - самое время поговорить о професии секретаря.

Работа секретаря не из легких, дел у них очень много, каждый день приходится переворачивать горы бумажной документации, проводить долгие часы за монитором компьютера, решать множество мелких проблем. Может быть, труд этих людей не всегда заметен, но он очень важен и необходим. Своим трудом они заслужили свой праздник День секретаря.

Именно через секретаря проходят все информационные потоки компании. Профессиональный секретарь всегда терпелив и приветлив, он радушно встречает посетителей и сотрудников, знает все нюансы своей работы. Можно с уверенностью говорить о том, что секретарь является лицом своей компании. Во многом благодаря его работе складывается мнение и о компании в целом.

Сейчас для секретарей недостаточно одной грамотности, они должны уметь пользоваться компьютером, знать делопроизводство, а часто и иностранные языки. Кроме того, этот человек должен быть приветливым, иметь очень хорошие коммуникативные навыки. Требуются также и знания в той области, с которой связана деятельность организации. В обязанности секретаря входит еще организация и обеспечение работы совещания, заказ канцтоваров и других товаров, которые необходимы для жизнедеятельности офиса.

Квалифицированный секретарь является правой рукой руководителя, его незаменимым помощником.

К специфике работы секретаря относятся многочисленные контакты с людьми: самим руководителем, телефонными абонентами, сотрудниками, посетителями. Именно поэтому очень важна культура общения, включающая в себя грамотную речь, деликатность и тактичность. В настоящее время требования к уровню знаний людей этой профессии все время растут. Все чаще им необходимо иметь высшее образование.

Плюсы и минусы работы секретаря

К плюсам этой профессии можно отнести: широкий круг знакомств, опыт организаторской деятельности, отсутствие особой физической нагрузки, эту работу можно совмещать с учебой.

Есть у данной профессии и свои минусы. Во-первых, она относится к стрессовым. Кроме того, часто у секретарей ненормированный рабочий день, они должны приходить на работу раньше шефа, а уходить позже, они должны всегда хорошо выглядеть, не зависимо от обстоятельств, опоздания являются абсолютно недопустимыми.

История профессии

День секретаря - отличный повод заглянуть на страничку истории.

Само слово «секретарь» происходит от латинского слова «секрет». В Древнем Риме секретарями именовались доверенные лица, которым доверялись секреты. Изначально эта профессия была сугубо мужской. Секретари, состоящие при царских особах, обладали существенной властью. Начали появляться такие должности как генеральный секретарь и государственный секретарь.

В 1880-х годах была изобретена первая печатная машинка. С тех пор секретарями стали делать женщин, в их обязанности входило печатание документов. Мужчин секретарей-референтов к концу Первой мировой войны уже практически не осталось.

Сейчас трудно назвать точную дату появления этой профессии. В нашей стране днем ее зарождения принято считать дату 27 февраля 1720 года. Появилась эта должность благодаря стараниям Петра I, который хотел решить проблему бумажной волокиты.

Однако нужно сказать, что и до этого в России существовали люди, должность которых подразумевала работу с документами, ведение записей и т.п. В конце XV века в нашей стране были открыты первые приказы. В них постепенно и произошло формирование секретарского дела.

Петр Первый решил основать секретарский чин. Причем, к секретарям предъявлялись строжайшие требования. В 1840 году в России появилась должность личного секретаря, эти люди работали у руководителей крупнейших заводов. Вскоре эта должность появилась и на многих других предприятиях.

Первые секретарские курсы, где готовили профессиональных секретарей, были открыты в Харькове в 1868 году. Важно отметить, что в Америке и странах Европы первые подобные учебные заведения были открыты позднее.

В нашей стране, начиная с 1884 года, существовало восемь специализированных журналов для секретарей. Кроме того, существовали различные курсы, на которых личные секретари очень часто повышали свою квалификацию.

Бурное развитие эта профессия пережила в начале 20-х годов. Тогда этой должности начали придавать большое значение. Однако расцвет профессии длился недолго. Уже в 1925 году секретарей решено было уравнять с простыми машинистками и рассыльными.

После этого отношение к данной профессии изменилось, она потерла свой былой престиж. Возрождать ее у нас начали в 70-е годы 20 века, при этом многому уж пришлось учиться у Запада.

В настоящее время в России по некоторым данным насчитывается более миллиона секретарей, помощников руководителей и офис-менеджеров.

Профессия секретаря является в настоящее время достаточно популярной и очень востребованной. Чаще всего секретарями работают девушки или женщины, но встречаются в этой профессии и представители сильного пола.

Мы от души поздравляем секретарей с их заслуженным праздником, с Днем секретаря!

Строение атома